{"id":148,"date":"2016-07-07T11:12:24","date_gmt":"2016-07-07T11:12:24","guid":{"rendered":"http:\/\/grocon.de\/?p=148"},"modified":"2023-12-01T16:59:43","modified_gmt":"2023-12-01T16:59:43","slug":"paperless-office-auf-dem-weg-zum-fast-papierlosen-buero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/grocon.de\/?p=148","title":{"rendered":"Paperless Office \u2013 Auf dem Weg zum (fast) papierlosen B\u00fcro"},"content":{"rendered":"<p><em>(last update: 01.12.2023)<\/em><\/p>\n<h1>Intro<\/h1>\n<p>Verfolgt man Diskussionen zu diesem Thema im Internet, merkt man recht schnell, dass es unterschiedliche Interpretation vom \u201epapierlosen B\u00fcro\u201c gibt. Meist ersch\u00f6pfen sich die Ausf\u00fchrungen aber in der Digitalisierung von Papier. Aber was ist, wenn man eine Datei vorliegen hat: Wie findet man man die Daten? Und wie kann man sicher sein, nichts zu verlieren?\u00a0Nachfolgend soll ein etwas umfassenderer Ansatz skizziert werden, der sich in mehr als 10 Jahren aus verschiedenen Ans\u00e4tzen entwickelt hat. Keine der nachfolgenden Ausf\u00fchrungen erhebt Anspruch auf Vollst\u00e4ndigkeit oder alleing\u00fcltige Setup f\u00fcr jedermann. \u00a0Dabei sollen aber auch diverse Tools und Strategien vorgestellt werden, die einem helfen, dem Papierlosen B\u00fcro n\u00e4her zu kommen.<\/p>\n<h2>Storyline<\/h2>\n<ul>\n<li><a href=\"#Digitales Dokument\">Wie kommt man an ein digitales Dokument\u00a0<\/a>(Erfassung, Bearbeitung, Speicherung)<\/li>\n<li><a href=\"#Wegwerfen\">Papier richtig wegwerfen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#Speichern\">Wo werden die Daten gespeichert?<\/a>\u00a0(Ablage, Namenskonvention, Archivierung)<\/li>\n<li><a href=\"#Automatisierung\">Automatisierung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#Suchen\">Suchen und Finden<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#Teamwork\">Arbeiten im Team<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#Backup\">Sichern, sichern, sichern<\/a> (Backup-Strategie)<\/li>\n<\/ul>\n<h2><\/h2>\n<hr \/>\n<h2><a name=\"Digitales Dokument\"><\/a>Wie kommt man an ein digitales Dokument<\/h2>\n<h3>Papier vermeiden<\/h3>\n<p>Um gleich mit eine Phrase zu starten: Der wichtigste Schritt, um Papier zu vermeiden ist, es erst gar nicht zu bekommen. Stellen Sie soweit wie m\u00f6glich jede Kommunikation auf elektronische Kommunikation (Email, Web-Download) um. Das betrifft insbesondere:<\/p>\n<ul>\n<li>Rechnungen\n<ul>\n<li>Telekommunikation (Handy, Telefon, Kabel etc)<\/li>\n<li>Online-K\u00e4ufe<\/li>\n<li>Vertragsangelegenheiten (Versicherungen, Abo-Vertr\u00e4ge, etc)<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Bankangelegenheiten\n<ul>\n<li>Kontoausz\u00fcge<\/li>\n<li>Kreditkartenabrechnung<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Wichtige Kommunikation<\/li>\n<\/ul>\n<p>Heute bieten fast alle genannten Vertragspartner elektronische Optionen an, die Sie hier einfach nutzen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Weiter unten gibt es\u00a0auch einige Tipps nutzen, die Ihnen helfen, das Sortieren der Daten zu automatisieren.<\/p>\n<h3>Papier erfassen<\/h3>\n<p>Selbstverst\u00e4ndlich ist es unm\u00f6glich, komplett auf elektronische Kommunikation umzustellen. Insbesondere Vertragsangelegenheiten und Beh\u00f6rdenpost werden vielfach nur als klassische Post zugestellt.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">Format:<\/span><\/p>\n<p>Sicherlich, es gibt viele m\u00f6gliche Formate, wie ein Dokument abgelegt werden kann. Im Folgenden wird aber auf nur auf PDF im allgemeinen eingegangen. Genauer gesagt ist das Mittel der Wahl PDF\/A, da dieses auch f\u00fcr die Langzeitarchivierung zertifiziert ist. Au\u00dferdem ist PDF nicht ohne weiteres ver\u00e4nderbar aber durchsuchbar.<\/p>\n<p>Reine Bildformate (BMP, JPG etc) werden hier aufgrund des Fehlens der vorgenannten Eigenschaften nicht weiter betrachtet.<\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">Hardware:<\/span><\/p>\n<p>Hier bieten sich unterschiedliche M\u00f6glichkeiten zur Erfassung an:<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"115\">Menge<\/td>\n<td width=\"115\">Handy<\/td>\n<td width=\"115\">Einfacher Scanner<\/td>\n<td width=\"115\">Dokumenten-Scanner<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"115\">Sehr gering<\/td>\n<td width=\"115\">x<\/td>\n<td width=\"115\">X<\/td>\n<td width=\"115\">X<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"115\">mittel<\/td>\n<td width=\"115\">&#8211;<\/td>\n<td width=\"115\">X<\/td>\n<td width=\"115\">X<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"115\">hoch<\/td>\n<td width=\"115\">&#8211;<\/td>\n<td width=\"115\">-\/x<\/td>\n<td width=\"115\">X<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Jedes Smartphone bietet heute die M\u00f6glichkeit, Dokumente zu fotografieren und als PDF abzulegen. Allerdings gibt es hier meist mehrere Einschr\u00e4nkungen (Qualit\u00e4t, PDF-Version, OCR etc), so das sich diese Methode nur f\u00fcr ein sehr geringes Aufkommen oder als Erg\u00e4nzung anbietet.<\/p>\n<p>Einfache Scanner mit oder ohne automatischen Einzug bieten hier in der Regel bessere Qualit\u00e4t. Ein Einzug (ADF) erh\u00f6ht den Komfort, so dass mehrere Seite direkt nacheinander eingezogen und gescannt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Die beste Qualit\u00e4t und Leistung bieten i.d.R. echte Dokumentenscanner. Diese bieten zwar keine Auflagenfl\u00e4che (zB f\u00fcr Scans eines Buches), daf\u00fcr arbeiten die Einz\u00fcge sehr genau, schiefe Einz\u00fcge werden meist vermindert oder korrigiert, Vorder- und R\u00fcckseiten k\u00f6nnen gleichzeitig erfasst werden und die Scanner schaffen viele Seiten \u00a0in der Minute.<\/p>\n<p>Welchen Dokumentenscanner Sie einsetzen, h\u00e4ngt in erster Linie davon ab, welche Kapazit\u00e4t ben\u00f6tigt wird, wie hoch das Budget ist und welche Features ben\u00f6tigt werden (insb. Duplex, WLAN, Geschwindigkeit, Betriebssystemunterst\u00fctzung usw.).<\/p>\n<p>Ein gutes Preis-Leistungsverh\u00e4ltnis bieten hier z.B. Scanner von Canon oder Fujitsu.<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/canon.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-160\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/canon-150x150.jpg\" alt=\"canon\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a> <a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Fujitsu.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-161\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Fujitsu-150x150.jpg\" alt=\"Fujitsu\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p><span style=\"text-decoration: underline;\">(Erfassungs-) Software:<\/span><\/p>\n<p>(Dokumenten-) Scanner bringen die erforderliche Software zur Erstellung von PDFs sowie zur Steuerung des Scanners mit. Damit k\u00f6nnen alle Grundfunktionen entsprechend administriert werden.<\/p>\n<p>Canon liefert beispielsweise die Software CaptureOneTouch, die recht umfangreich ist, was aber die etwas wirre (und wirr \u00fcbersetzte) Oberfl\u00e4che nicht vermuten l\u00e4sst:<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/captureonetouch.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-179\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/captureonetouch-150x150.png\" alt=\"captureonetouch\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Besonders hilfreich ist das Anlegen von sogenannten Scan-Profilen. Hier kann man die meistgenutzten Scan-Prozesse festlegen:<\/p>\n<ul>\n<li>Einseitiges Scannen und Einzelseiten speichern<\/li>\n<li>Alle Vorderseiten zu einem Dokument zusammenfassen<\/li>\n<li>Vorder- und R\u00fcckseite erfassen und jeweils als Einzelseiten zusammenfassen<\/li>\n<li>usw.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zudem kann man jedem Scanprofil auch die Einstellungen zur Zieldatei mitgeben, insbesondere:<\/p>\n<ul>\n<li>Aufl\u00f6sung (hier reicht meist 200 dpi)<\/li>\n<li>Kompression (hier sollte Probiert werden, welcher Wert den besten Kompromiss zwischen Speicherplatz und Qualit\u00e4t wiedergibt)<\/li>\n<li>PDF Eigenschaften\u00a0(siehe oben: Durchsuchbare PDF Datei, am Besten PDF\/A, Autor, Verschl\u00fcsselung etc)<\/li>\n<li>Namenskonvention bei automatischer Benennung<\/li>\n<li>Helligkeitseinstellungen und sonstige automatische Korrekturen<\/li>\n<\/ul>\n<h3><\/h3>\n<h3>Datei bearbeiten<\/h3>\n<p>Zudem gibt es Software, die dar\u00fcber hinaus verwendet werden kann, Presto! oder Paperport sind hier Beispiele, wie durch einfaches Ziehen und Aufeinanderstapeln Daten organisiert werden k\u00f6nnen. Inwieweit diese Tools aber dar\u00fcber hinaus\u00a0zus\u00e4tzlichen Nutzen bieten, muss jeder f\u00fcr sich entscheiden.<\/p>\n<p>Komplexere Bearbeitungsschritte k\u00f6nnen mit Profi-Software wie Adobe Acrobat (nicht Reader) erledigt werden. Hier ist aber fraglich, ob ein so m\u00e4chtiges Tool im Kontext &#8222;Paperless Office&#8220; wirklich ben\u00f6tigt wird.<\/p>\n<p>Einfachere Bearbeitungen wie das Hinzuf\u00fcgen von Kommentaren, Ausf\u00fcllen von Formularfeldern etc k\u00f6nen aber auch mit einfachen PDF-Readern erledigt werden. Hier eine Auswahl:<\/p>\n<ul>\n<li>Nitro PDF<\/li>\n<li>Tracker PDF X-Change Editor (fr\u00fcher X-Change Viewer)<\/li>\n<li>CutePDF Professional<\/li>\n<li>Foxit<\/li>\n<li>Sumatra PDF<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><a name=\"Wegwerfen\"><\/a>Papier richtig wegwerfen<\/h2>\n<p>Die \u00dcberschrift klingt f\u00fcr Sie komisch? Gut, denn dann geh\u00f6ren Sie wohl nicht zu den Personen, die Ihre analoge Post (=Papier) einfach wegwerfen. In einer post-Snowden-Welt gibt es bereits ausreichend Gr\u00fcnde, auch in der realen Welt m\u00f6glichst wenig Datenm\u00fcll zu hinterlassen. Dar\u00fcber hinaus gibt es aber auch gen\u00fcgend andere Gr\u00fcnde (Aussp\u00e4hen oder einfach nur neugierige Nachbarn), Dokumente richtig zu vernichten. Oder wissen Sie, auf welche M\u00fcllhalde demn\u00e4chst jemand Ihre Briefe liest, weil diese offen rumflattern?<\/p>\n<p>Sicherlich m\u00fcssen Sie nicht dem Standard einer milit\u00e4rischen Einrichtung folgen, aber es gen\u00fcgt eben auch nicht, Papier einfach nur ein- oder zweimal zu zerreissen.<\/p>\n<p>Nutzen Sie einfach einen Papiershredder (oder auch Aktenvernichter). Dabei ist es egal, ob Sie einen Aufsatzshredder oder einen Shredder mit eigenem Fangkorb\u00a0nutzen:<\/p>\n<p>Aufsatzshredder:<br \/>\n<a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder1.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-168\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder1-150x150.jpg\" alt=\"shredder1\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Komplettshredder:<br \/>\n<a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-169\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2-150x150.jpg\" alt=\"shredder2\" width=\"150\" height=\"150\" srcset=\"https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2-150x150.jpg 150w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2-300x300.jpg 300w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2-768x768.jpg 768w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/shredder2.jpg 960w\" sizes=\"(max-width: 150px) 100vw, 150px\" \/><\/a><\/p>\n<p>Wichtig ist einzig, wie gro\u00df die Restst\u00fccke sind, die der Shredder produziert. Wie \u00fcberall gibt es auch hier Einstufungen nach Sicherheitsklasse, die Sie auf <a href=\"https:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Aktenvernichter\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Wikipedia<\/a> nachlesen k\u00f6nnen.<\/p>\n<p>Die Streifen sollten dabei nicht zu breit sein und auch quer geteilt werden (cross-cut). Als Privatperson sind Sie mit Sicherheitsstufe 3 auf der sicheren Seite.<\/p>\n<p>Und sollten Sie ein h\u00f6heres Aufkommen haben, achten Sie darauf, dass der Shredder auch viele Seiten auf einmal schafft und nicht nach 5 Minuten bereits wegen \u00dcberhitzung abschaltet.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><a name=\"Speichern\"><\/a>Datenspeicherung und Namenskonventionen<\/h2>\n<p>Es gibt grunds\u00e4tzlich zwei M\u00f6glichkeiten, wie gescannte Daten gespeichert werden.<\/p>\n<ol>\n<li>File-System: also die Ablage in einer Verzeichnisstruktur in einer beliebigen Verschachtlungstiefe<\/li>\n<li>In einer datenbankbasierten Software-L\u00f6sung (z.B. Devonthink)<\/li>\n<\/ol>\n<p>Beide L\u00f6sungen haben Ihre Vor-und Nachteile, auf die hier gar nicht vertiefend eingegangen werden soll. F\u00fcr mich \u00fcberwiegen die Nachteile einer propriet\u00e4ren L\u00f6sung, bei der niemand wei\u00df, wie lange der Support noch existieren wird, ob man die Daten auch in 10 oder 20 Jahren lesen k\u00f6nnen wird und die Bindung an eine Software spricht auch gegen diese Nutzung. Zugegeben, das ist eine ziemlich verk\u00fcrzte Darstellung, aber hier soll auch nicht der Hauptfocus des Artikels liegen).<\/p>\n<p>Wenn es um die Einrichtung einer Struktur geht, sollten Sie sich \u00fcberlegen, welche Clusterung wirklich sinnvoll ist. \u00dcber die Jahre werden sehr viele Dokumente zusammenkommen und nicht alles wird \u00fcber Volltextsuche zu finden sein. Daher ist ein Ansatz erforderlich, der eine sinnvolle Struktur bietet, die auch Erweiterungen zul\u00e4sst, ohne dass es sp\u00e4ter eines Komplettumbaus der Verzeichnisstruktur bedarf. Sinnvoll ist eine grobe Einteilung nach Themengebiet und darunter weitere Ver\u00e4stelungen. Sie sollten sich auch \u00fcberlegen, welche Reihen- oder Rangfolge verwendet werden soll, wenn ein Dokument in mehrere Kategorien f\u00e4llt (bsp: &#8222;Autoversicherung&#8220; k\u00f6nnte in <strong><em>Auto<\/em><\/strong> oder <em><strong>Versicherung<\/strong><\/em> fallen).<\/p>\n<p>Hier ein Beispiel:<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Verzeichnisstruktur.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-172\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Verzeichnisstruktur-150x150.png\" alt=\"Verzeichnisstruktur\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Selbstverst\u00e4ndlich m\u00fcssen Sie die Inhalte Ihren Bed\u00fcrfnissen anpassen. Die grobe Darstellung hat sich aber grunds\u00e4tzlich bew\u00e4hrt: Die Dokumente sind sinnvoll nach Themengebieten zusammengefasst. Die entsprechenden Unterordner nach weiteren Merkmalen und letztendlich nach Jahreszahlen l\u00e4sst es zu, dass Daten einfach wiederzufinden sind und auch eine gewisse Historie f\u00fcr einen bestimmte Vorg\u00e4nge auch sp\u00e4ter wieder rekonstruiert werden kann. Zudem bieten diese Darstellung weitere Vorteile:<\/p>\n<ul>\n<li>Verzeichnisstrukturen sind nicht an bestimmte Software oder Betriebssysteme gebunden<\/li>\n<li>Sie spiegeln ein gewisses eigenes Ordnungssystem ab<\/li>\n<li>Bei Bedarf k\u00f6nnen alte Ordner archiviert werden (dazu sp\u00e4ter mehr)<\/li>\n<li>Auch Dritte finden sich schnell zurecht<\/li>\n<li>Einzelne Dateien oder Verzeichnisse k\u00f6nnen schnell verschoben oder versendet werden<\/li>\n<\/ul>\n<p>Auch \u00fcber die <a name=\"Namenskonvention\"><\/a>Namenskonvention der Dateien m\u00fcssen Sie sich recht fr\u00fch Gedanken machen. Die Daten sollen wieder auffindbar sein und es w\u00e4re schon ziemlich \u00e4rgerlich, wenn z.B. die Rechnungen Ihres Arztes jedes mal anders hei\u00dfen. Eine saubere Datenbenennung ist zudem das A&amp;O einer <a href=\"#Automatisierung\">Automatisierung<\/a>.<\/p>\n<p>Wie \u00fcberall gilt: Jeder wird seine eigene Logik bei der Dateibenennung haben. Wichtig ist nur, dass man seiner eigenen Konvention stringent\u00a0folgt.<\/p>\n<p>Hier ein paar Vorschl\u00e4ge:<\/p>\n<p>Eine Konvention f\u00fcr Rechnungen (gr\u00f6\u00dfere Anschaffungen oder \u00c4rzte k\u00f6nnte so aussehen)<\/p>\n<p style=\"padding-left: 30px;\"><strong>RE &lt;Gesch\u00e4ft&gt; &lt;Gegenstand&gt; &lt;Datum&gt;.pdf<\/strong><\/p>\n<p>Beispiele dazu:<\/p>\n<ul>\n<li>RE Saturn wg Satellitenanlage 2016-05<\/li>\n<li>RE ZA Dr. Salem 2016-03<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vorteil: Haben Sie beispielsweise mehrere Dateien zu einem Thema (hier dem Arztbesuch) in einem Jahr, stehen alle Daten zu diesem Arzt untereinander und zwar nach Datum sortiert. Beginnen Sie dagegen mit dem Datum, m\u00fcssen Sie je nach Anzahl der Daten pro Verzeichnis intensiver suchen, ob es weitere Dateien zu diesem Vorgang gibt. Haben Sie sogar mehrere Dateien f\u00fcr einen Monat, dann k\u00f6nnen Sie den Tag anh\u00e4ngen &#8211; das amerikanische Datenformat eignet sich an dieser Stelle hervorragend f\u00fcr Sortierungen im Verzeichnis.<\/p>\n<p>Weitere (sinnvolle) Abk\u00fcrzungen helfen, den Gegenstand der Datei besser zu beschreiben, ohne die Dateinamen zu lang werden zu lassen. Beispiele:<\/p>\n<ul>\n<li>ZA \/ZAe: Zahnarzt \/ Zahn\u00e4rzte<\/li>\n<li>KiGa: Kindergarten<\/li>\n<li>DRV: Deutsche Rentenversicherung<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"Archivierung\"><\/a>Archivierung<\/h2>\n<p>Eine Archivierung kann sich lohnen, wenn sich im Laufe der Zeit sehr viele Dokumente angesammelt haben und die \u00dcbersichtlichkeit leidet oder wenn die Backupvorg\u00e4nge aufgrund der vielen Dateien zu lange dauert. Grunds\u00e4tzlich ist zu empfehlen, im Archiv die bisherige Datenstruktur beizubehalten. Ob die Daten dann gezippt werden oder nicht, bleibt jeden selbst \u00fcberlassen. Das Erstellen des Archivs selbst kann manuell oder via <a href=\"#Backup\">Goodsync<\/a> (siehe unten) auch automatisch erfolgen, indem die Daten aber nicht kopiert sondern verschoben werden, die ein bestimmtes Alter \u00fcberschritten oder einen bestimmten Timestamp im Dateinnamen haben.<\/p>\n<h2><a name=\"Automatisierung\"><\/a>Automatisierung (Mac only)<\/h2>\n<p><em>Die nachfolgenden Ausf\u00fchrungen beziehen sich auf MacOS. Die Idee k\u00f6nnen auch in Windows umgesetzt werden, allerdings kommen dann andere Tools (z.B <a href=\"https:\/\/www.filejuggler.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">File Juggler<\/a>) zum Einsatz.<\/em><\/p>\n<p>Kaum jemand wird jedes Dokument bei Erhalt sofort scannen und ablegen. Vielmehr sammelt sich erst einmal einiges an und wird dann (meist wenn es sich gar nicht mehr hinausschieben l\u00e4sst) bearbeitet. Oft werden dabei die gleichen Dokumente\u00a0anfallen, wie im Monat zuvor. Gleiches gilt f\u00fcr den Empfang von Dokumenten via Email: Hier werden monatliche Rechnungen der Standardfall sein. Daher kann es sich durchaus lohnen, einzelne Prozessschritte -insbesondere die Benennung und Speicherung von Dokumenten &#8211; zu automatisieren.<\/p>\n<h3>Automatisierung von Email-Anlagen:<\/h3>\n<p>Sie erhalten regelm\u00e4\u00dfige Emails mit Anh\u00e4ngen und m\u00f6chten die Anh\u00e4nge automatisch in die richtigen Verzeichnisse gelegt bekommen? Und gleich den richtigen Namen zu verwenden w\u00e4re auch nicht schlecht?<\/p>\n<p>Dann probieren Sie doch mal folgendes aus (das Beispiel bezieht sich auf eine Rechnung, die Sie von der Telekom bekommen):<\/p>\n<p>Bevor Sie loslegen: Laden Sie das folgende Apple script <a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Save_Attachment.scpt_.zip\">Save_Attachment.scpt<\/a>\u00a0und passen Sie den Pfad f\u00fcr\u00a0<span class=\"s1\"><span style=\"color: #00ccff;\">attachmentsFolder<\/span> an. Damit definieren Sie, wo die Anh\u00e4nge gespeichert werden. Das Script muss in das Script Verzeichnis kopiert werden.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li>Legen Sie in Apple Mail eine Email-Regel an, die auf alle Emails mit dem Absender &lt;Telekom&gt; und die einen Anhang haben, reagiert.<\/li>\n<li>Als Aktion w\u00e4hlen Sie &lt;Apple Script ausf\u00fchren&gt; und w\u00e4hlen das o.a. Script aus. Wenn Sie hier kein Script sehen, haben Sie das script noch nicht in das korrekte Verzeichnis kopiert.<\/li>\n<li>Zum Test klicken Sie auf eine bereits empfange Email des gew\u00fcnschten Typs und klicken Sie (rechte Mousetaste) auf &#8222;Regeln anwenden&#8220;. Sie sollten jetzt im angegebenen Verzeichnis einen neuen Ordner sehen, der den Namen ihrer Email-Regel tr\u00e4gt. In dem Ordner sollte sich der Anhang der Email befinden<\/li>\n<li>Laden Sie das Tool <a href=\"https:\/\/www.noodlesoft.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Hazel<\/a>. Das wird zuk\u00fcnftig die Schaltzentrale f\u00fcr Ihre Automatisierung sein.<\/li>\n<li>Definieren Sie die \u00dcberwachung des neuen Ordners und die entsprechende Regel. Dabei k\u00f6nnen Sie von einfachen bis komplexen \/\u00a0verschachtelten Regeln alles definieren.<br \/>\n(Auf der Herstellerseite und auch bei Google erhalten Sie ausreichend Unterst\u00fctzung, Regelsets anzulegen)<\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Bildschirmfoto-2016-07-26-um-09.48.59.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-thumbnail wp-image-184 alignnone\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Bildschirmfoto-2016-07-26-um-09.48.59-150x150.png\" alt=\"Bildschirmfoto 2016-07-26 um 09.48.59\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Im Beispiel hier wird im angegebene Verzeichnis nach einer Datei gesucht, deren Name mit &lt;Rechnung&gt; beginnt und die im Namen ein definiertes Datumsformat hat, gesucht. Dabei k\u00f6nnen f\u00fcr Datumssuche sehr komplexe Regeln angelegt und auch im Text selbst gesucht werden:<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Hazel_Date.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-185\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Hazel_Date-150x150.png\" alt=\"Hazel_Date\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Ob die Suchbedingungen der Regel korrekt aufgesetzt sind, kann man in Echtzeit sehen, wenn die Datei als &#8222;PREVIEW&#8220;\u00a0gesetzt wird &#8211; ein sehr hilfreiches Feature.<\/p>\n<p>Nun definieren Sie noch, was mit der Datei geschehen soll.<\/p>\n<p>Im Ruleset oben wird die Datei zun\u00e4chst umbenannt (Erinnerung: <a href=\"#Namenskonvention\">Namenskonventionen<\/a>) in &#8222;&lt;RE Telekom&gt; &#8230;&lt;Datum&gt;.pdf&#8220;. Das Datum wird \u00fcbrigens aufgrund der m\u00e4chtigen Datumsfunktion dynamisch gesetzt. Dann bekommt die Datei noch ein Label (ist f\u00fcr das Verschieben nicht wichtig) und wird in den Ordner &#8222;Telekom&#8220; verschoben und letztlich in das Unterverzeichnis nach Jahr verschoben (wieder hilft hier die Datumsfunktion).<\/p>\n<p>Andere Anh\u00e4nge, die \u00fcbrigens oft mit anfallen (Werbung etc) kann mit einer weiteren Regel automatisch gel\u00f6scht werden.<\/p>\n<h3>Automatisieren von gescannten Dateien<\/h3>\n<p>Das Auffinden, Umbenennen und Verschieben der gescannten Daten funktioniert\u00a0im Prinzip nicht anders, als bereits zuvor beschrieben. Hier kommt es allerdings deutlich mehr auf die Qualit\u00e4t der gescannten Daten an, wenn auch Dateiinhalte durch Hazel analysiert werden sollen.<\/p>\n<p>Sie k\u00f6nnen grunds\u00e4tzlich auch zweistufig vorgehen:<\/p>\n<ul>\n<li>manuelle Benennung der Dateien<\/li>\n<li>automatisiertes Verschieben anhand der zuvor definierten Namensregeln<\/li>\n<\/ul>\n<p>Leider gibt es m.W. kein entsprechendes Windows-Programm; falls Sie doch eines kennen, sagen Sie bitte Bescheid. Ich nehme das gern mit auf.<\/p>\n<h2><a name=\"Suchen\"><\/a>Suchen und Finden<\/h2>\n<p>Dieser Abschnitt kann zwischenzeitlich recht kurz gehalten werden: Sowohl Windows als auch MacOS haben leistungsstarke Indexierungsfunktionen und finden \u00fcber Ihre eingebauten Suchfelder Dateien in Sekundenschnelle.<\/p>\n<p>Wenn Sie eine &#8222;saubere&#8220; Namenskonvention verwenden, k\u00f6nnen Sie hier sehr schnell alle Dateien aufsp\u00fcren.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2><a name=\"Teamwork\"><\/a>Arbeiten im Team<\/h2>\n<p>Was n\u00fctzt es, wenn die Daten digital vorliegen aber eben nur auf Ihrem Rechner. Vielleicht m\u00fcssen aber mehrere Personen darauf zugreifen? Sicher gibt es bereits heute bekannte M\u00f6glichkeiten wie Dropbox. Aber nicht jeder m\u00f6chte seine Daten durch die Welt pusten ohne zu wissen, wer hier alles mitlesen kann.<\/p>\n<p>Eine einfach zu realisierende M\u00f6glichkeit ist es, eine zentrale Plattform zum Datenaustausch im Heimnetzwerk aufzusetzen. So w\u00e4re es m\u00f6glich, eine <a href=\"https:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Network_Attached_Storage\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">NAS<\/a>\u00a0(Synology, QNAP oder andere) als Zentrale zu etablieren und alle Rechner im Netz -egal ob station\u00e4r oder Notebooks- gegen diese &#8222;Zentrale zu synchronisieren. Dabei sind auch unterschiedliche Synchronisierungsregeln m\u00f6glich, wenn bspw. nicht jeder alle Daten ben\u00f6tigt. Das k\u00f6nnte dann so aussehen:<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-medium wp-image-189\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork-300x171.png\" alt=\"Teamwork\" width=\"300\" height=\"171\" srcset=\"https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork-300x171.png 300w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork-768x439.png 768w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork-1024x585.png 1024w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork-500x286.png 500w, https:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Teamwork.png 1842w\" sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/a><\/p>\n<ul>\n<li>der PC synchronisiert alle Verzeichnisse mit dem NAS<\/li>\n<li>ein Notebook synchronisiert 3 Verzeichnisse und ein weiteres\u00a0Notebook zwei andere Verzeichnisse<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ein besonders empfehlenswertes Tool f\u00fcr 2-Wege-Synchronisation ist <a href=\"http:\/\/www.goodsync.com\/de\">GoodSync<\/a>.<\/p>\n<p>Hier stehen umfangreiche Funktionen zur Verf\u00fcgung, insbesondere:<\/p>\n<ul>\n<li>Synchronisierung oder Backup<\/li>\n<li>Suche nach &#8222;verlorenen&#8220; Dateien<\/li>\n<li>Aufbewahrung gel\u00f6schter Daten<\/li>\n<li>Filter, Scripte u.v.m.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><a name=\"Backup\"><\/a>Backup-Strategien<\/h2>\n<p>Nach dem vorherigen\u00a0Kapitel k\u00f6nnte man meinen, dass man hier bereits ein gelungenes Backup hat. ABER: Was n\u00fctzt Ihnen das, wenn die Wohnung abbrennt oder wenn eine Synchronisation wider Erwarten schief geht und Daten l\u00f6scht. Eine Synchronisation ist eben kein Backup.<\/p>\n<p>Eine Empfehlung ist daher das Speichern in der Cloud. Hier gibt es allerdings ein paar wesentliche Punkte zu beachten:<\/p>\n<ul>\n<li>Der Speicher sollte ohne propriet\u00e4re Tools anzusprechen sein (also z.B. auch via FTP, sFTP oder andere Protokolle)<\/li>\n<li>Der Anbieter sollte lange Dateinamen (inkl. der Verzeichnisse) unterst\u00fctzen<\/li>\n<li>Es muss ausreichend Platz verf\u00fcgbar sein: Wenn Sie Ihr papierloses B\u00fcro ein paar Jahre haben, kommt einiges zusammen<\/li>\n<li>Der Speicher sollte in einem Land liegen, welches gewisse Datenschutzprinzipien anerkennt.<\/li>\n<li>Der Anbieter muss eine verschl\u00fcsselte Daten\u00fcbertragung unterst\u00fctzen<\/li>\n<li>Es sollte bezahlbar sein.<\/li>\n<li>Die Verbindung sollte nur w\u00e4hrend der Synchronisation bestehen (also keine Einbindung als Laufwerk). Letzteres ist zwar bequem, \u00f6ffnet aber T\u00fcr und Tor bei Trojanerbefall und Verschl\u00fcselung eigener Daten durch Tools wie Locky und Co<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bis auf wenige -meist spezialisierte- Anbieter ist der Inhalt des Cloudspeichers nicht von Haus aus verschl\u00fcsselt. Sie sollten daher nie Ihre Daten einfach auf Dropbox und Co ablegen.<\/p>\n<p>Andere Accounts wie Microsofts Cloudspeicher im Rahmen der privaten oder gesch\u00e4ftlichen Office365-Accounts basieren auf Sharepoint und unterliegen damit schwerwiegenden Einschr\u00e4nkungen in der maximal zul\u00e4ssigen Zeichenl\u00e4nge und sind damit sehr eingeschr\u00e4nkt nutzbar.<\/p>\n<p>Empfehlenswert sind daher Anbieter mit sFTP. Die Datenverbindung kann dann wieder mit Goodsync vorgenommen und das Backup kann automatisiert werden.<\/p>\n<p>Und der Clou: Goodsync l\u00e4sst die Verschl\u00fcsselung der Daten auf der Empf\u00e4ngerseite zu, so dass dort nur Datenm\u00fcll zu sehen ist:<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Strato.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignnone size-thumbnail wp-image-191\" src=\"http:\/\/grocon.de\/wp-content\/uploads\/2016\/07\/Strato-150x150.png\" alt=\"Strato\" width=\"150\" height=\"150\" \/><\/a><\/p>\n<p>Und der Decyptor Locky hat so auch keine Chance, denn ausser Goodsync kennt niemand den Zugang zu Ihrem Webspace.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/grocon.de\/?page_id=270\">Datenschutzhinweis<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>(last update: 01.12.2023) Intro Verfolgt man Diskussionen zu diesem Thema im Internet, merkt man recht schnell, dass es unterschiedliche Interpretation vom \u201epapierlosen B\u00fcro\u201c gibt. 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